Verwaltungsgericht Köln, 33 K 1694/17.PVB

G r ü n d e :

Der Antragsteller ist der bei dem Beteiligten gebildete, aus 7 Mitgliedern bestehende örtliche Personalrat. Er vertritt derzeit 259 Beschäftigte. Nachdem ihm seit dem Jahr 1996 seitens des Beteiligten in unterschiedlichem Umfang Bürokräfte zur Verfügung gestellt worden waren, beantragte er unter Hinweis auf eine beigefügte Tätigkeitsbeschreibung auch nach seiner zum 01. Juni 2016 erfolgten Neukonstituierung die Bereitstellung einer Bürokraft im Umfang von 50%. Diesen Antrag lehnte der Beteiligte mit Schreiben vom 9. Januar 2017 unter Hinweis darauf ab, dass es an einer konkreten und nachvollziehbaren Darlegung des zeitlichen Umfangs der von der Bürokraft auszuübenden Tätigkeiten fehle.

Der Antragsteller hat am 09. Februar 2017 das personalvertretungsrechtliche Beschlussverfahren eingeleitet. Er trägt vor, sein Vorsitzender sei in Ermangelung einer Bürokraft darauf angewiesen, sämtliche Büroarbeiten zusätzlich zu seinen Aufgaben als Vorsitzender selbst wahrzunehmen, wodurch seine Kapazitäten, sich seinen Personalratsaufgaben zu widmen, eingeschränkt würden. Dabei verwies er zunächst auf eine Auflistung von Tätigkeiten, die eine frühere Bürokraft für ihn ausgeübt hätte. Der Beteiligte verfüge insoweit über einen zwanzigjährigen Erfahrungswert, denn er habe ihm seit 1996 durchgängig entsprechende Kapazitäten einer Bürokraft zur Verfügung gestellt. Zwar habe sich die Zahl der von ihm vertretenen Wahlberechtigten durch die in der vergangenen Wahlperiode noch nicht erfolgte personalvertretungsrechtliche Verselbständigung der Mobilen Kontroll- und Überwachungseinheit (MKÜ) um etwa 1/3 verringert; dem habe er durch eine Reduzierung des Unterstützungsbedarfs von 100 % auf 50 % aber ausreichend Rechnung getragen.

Nachdem das Gericht einen Antrag des Antragstellers auf Erlass einer einstweiligen Verfügung mit dem Ziel der Gestellung einer Halbtagsbürokraft mit Beschluss vom 17. März 2017 (33 K L 564/17.PVB) abgelehnt hatte, legte der Antragsteller eine Darstellung von vier Arbeitsvorgängen einschließlich einer Abschätzung der prozentualen Anteile dieser Vorgänge an der gesamten Arbeitskraft der beantragten Schreib- und Bürokraft vor. Diese Arbeitsvorgänge umfassen „Entwurf und Abstimmung der Sitzungsplanung, Vor- und Nachbereitung der 14-tägigen Sitzungen des Personalrats, der Vorstandssitzungen und der Besprechungen mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung“ (Arbeitsvorgang 1, 40 %), „Führung des Schriftverkehrs in Personalratsangelegenheiten, Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden des Personalrates in den Außenstellen“ (Arbeitsvorgang 2, 30 %), Terminierung und Organisation der Sitzungen, Überwachung der Protokolleingänge“ (Arbeitsvorgang 3, 10 %) und „Führung der Registratur, Betreuung des elektronischen Postfachs des PR, Bearbeitung des Großkundentickets (Arbeitsvorgang 4, 20 %). Beigefügt war zudem eine Aufstellung der auf diese Arbeitsvorgänge regelmäßig entfallenden Zeitansätze. Im Einzelnen wird auf die Darstellung vom 29.April 2017 (vorgelegt mit Schriftsatz vom 31. Mai 2017) verwiesen.

Im Juli 2018 legte der Antragsteller eine aktualisierte Aufstellung der Tätigkeiten der beantragten Bürokraft vor. Dabei ermittelte er ausgehend von der Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft wöchentliche Arbeitszeiten einer erfahrenen Bürokraft von 6 bis 7 Stunden für den Arbeitsvorgang 1, von ca. 6 Stunden für den Arbeitsvorgang 2, von 1,5 bis 2 Stunden für den Arbeitsvorgang 3 und von 4 bis 5 Stunden für den Arbeitsvorgang 4. In der Summe ergebe sich daraus ein Zeitaufwand von ca. 19,5 Wochenstunden, was einer Halbtagskraft entspreche. Die Zeitansätze beruhten auf Erfahrungswerten, die der Vorsitzende des Antragstellers für die genannten Tätigkeiten benötige; es sei aber berücksichtigt worden, dass eine erfahrene Bürokraft mutmaßlich weniger Zeit für die Arbeitsvorgänge benötige, weshalb der für den Vorsitzenden angenommene Zeitbedarf halbiert worden sei. Das Fehlen einer Bürokraft habe bereits erhebliche negative Auswirkungen auf die Personalratsarbeit. Im Einzelnen wird hierzu auf die Darstellungen im Schriftsatz vom 05. Juli 2018 verwiesen.

Der Antragsteller ist der Auffassung, mit den genannten Auflistungen den Bedarf für eine Bürokraft hinreichend belegt zu haben. Schon die Erfahrungen aus früheren Wahlperioden, in denen ihm durchgängig eine Bürokraft zur Seite gestanden habe, sowie die Tatsache, dass ohne weiteres stets von einem gewissen „Grundbedarf“ an Büropersonal auszugehen sei, stützten seinen Anspruch. Er habe auch nicht die Absicht, die Bürokraft mit sachbearbeitenden Tätigkeiten zu betrauen, sondern ausschließlich mit Hilfstätigkeiten, wie Aktenführung, Terminvereinbarungen, Telefondiensten, Botengängen, Schriftverkehr nach Weisung des Vorsitzenden und der Mitorganisation von Sprechstunden an den Außenstellen.

Der Antragsteller beantragt,

den Beteiligten zu verpflichten, ihm eine Halbtagsbürokraft zur Verfügung zu stellen.

Der Beteiligte beantragt,

den Antrag abzulehnen.

Er trägt vor, der Antrag sei bereits mangels eines Rechtsschutzbedürfnisses unzulässig, weil es nach wie vor an einem prüffähigen Antrag auf Gestellung einer Bürokraft fehle. Soweit der Antragsteller sich auf Erfahrungen aus früheren Wahlperioden beziehe, seien diese wegen der veränderten Rahmenbedingungen und der damit verbundenen Verringerung der personalvertretungsrechtlichen Aufgaben ohne Relevanz. Die nachgereichten Auflistungen von Aufgaben und Tätigkeiten enthielten überdies zu einem erheblichen Anteil auch Aufgaben der Sachbearbeitung, die den Personalratsmitgliedern selbst oblägen und die nicht auf eine Bürokraft übertragen werden könnten. Auch für die Festlegung des zeitlichen Umfangs reichten die vorgelegten Unterlagen mit ihren nur abstrakten Beschreibungen nicht aus. So würde ohne ausreichende und nachvollziehbare tatsächliche Grundlagen die Jahresarbeitszeit einer vollschichtigen Bürokraft prozentual auf einzelne Aufgabenbereiche verteilt, ohne dabei den tatsächlichen Arbeitsaufwand zu belegen. Vielmehr wäre darzulegen gewesen, welche wesentlichen Tätigkeiten mit welchem Zeitanteil nicht von Personalratsmitgliedern, sondern von einer Bürokraft zu erledigen wären. Demgegenüber entstehe hier der Eindruck, dass sämtliche Bürotätigkeiten auf eine Unterstützungskraft übertragen werden sollten, obwohl der Vorsitzende des Antragstellers eine Freistellung genieße. Auch die für eine erfahrene Bürokraft vorgenommene pauschale Halbierung des für den Vorsitzenden angenommenen Zeitaufwands sei nicht plausibel.

Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstands wird auf den Inhalt der gerichtlichen Verfahrensakte sowie der Verfahrensakte im Verfahren 33 L 564/17.PVB verwiesen. Weiter wird verwiesen auf den Inhalt der beigezogenen Verfahrensakte im Verfahren 33 K 12327/16.PVB (Freistellung des Vorsitzenden des Personalrats).

II.

Der zulässige Antrag hat keinen Erfolg. Der Antragsteller hat keinen Anspruch darauf, dass der Beteiligte ihm eine Bürokraft im Umfang einer Halbtagskraft zur Verfügung stellt. Er hat nicht belegt, dass die Zuteilung einer Bürokraft im Sinne von § 44 Abs. 2 BPersVG erforderlich ist.

Nach § 44 Abs. 2 BPersVG hat die Dienststelle für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung dem Personalrat in erforderlichem Umfang Räume, den Geschäftsbedarf und Büropersonal zur Verfügung zu stellen. Der Personalrat hat damit im Rahmen seiner gesetzlich festgelegten Aufgaben einen Rechtsanspruch auf Zuweisung einer Bürokraft, soweit es zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. In welchem zeitlichen Umfang dem Personalrat von der Dienststelle eine Bürokraft zur Verfügung zu stellen ist, hängt von dem Umfang der anfallenden Personalratstätigkeit, den betrieblichen Verhältnissen und unter Umständen der Zahl der Freistellungen ab. Bei dem Begriff der Erforderlichkeit handelt es sich um einen unbestimmten Rechtsbegriff, dessen Voraussetzungen im Streitfall vom Gericht zu überprüfen sind. Die Bürokraft darf nur für die laufende Geschäftsführung und nicht für typische Sachbearbeitertätigkeiten oder solche Aufgaben eingesetzt werden, die der Personalrat selbst erledigen kann oder erledigen muss. Soll die Verpflichtung der Dienststelle nach § 44 Abs. 2 BPersVG, den Personalrat bei der Bewältigung seiner Aufgaben in technischer Hinsicht zu unterstützen, ihren Zweck erfüllen, verbietet sich jedoch ein zu enges Verständnis der Aufgaben einer Bürokraft. Der so verstandene Aufgabenbereich einer Bürokraft beschränkt sich deshalb nicht nur auf Schreibarbeiten und die damit zusammenhängenden Vor- und Nacharbeiten wie das Adressieren, Versenden und Ablegen von Schreiben, sondern umfasst die üblicherweise anfallenden Büroarbeiten, soweit es sich nicht um typische Sachbearbeiteraufgaben handelt. In welchem Umfang der Personalrat die Überlassung einer Bürokraft für erforderlich halten darf, ist, wie ausgeführt, vom Umfang der bei ihm anfallenden Büroarbeiten, die der Bürokraft übertragen werden sollen, abhängig. Es fällt deshalb in den Verantwortungsbereich des Personalrats, im Einzelnen darzulegen, welche bei ihm anfallenden Bürotätigkeiten und in welchem Umfang diese einer Bürokraft übertragen werden sollen,

BayVGH, Beschluss vom 08. April 2008, - 18 P 07.1370 – juris Rn. 14, 15 m.w.N..

Im vorliegenden Fall hat der Antragsteller seinen Bedarf für eine (Halbtags-) Bürokraft nicht hinreichend spezifiziert dargelegt. Dass es insoweit nicht genügt, auf die Erfahrungen in der Vergangenheit zu verweisen und darauf, dass dem Antragsteller in früheren Wahlperioden durchgängig Büropersonal zur Verfügung gestellt worden war, genügt insoweit nicht. Dies hat das Gericht in seinem den Beteiligten bekannten Beschluss vom 17. März 2017 im Verfahren 33 L 564/17.PVB im Einzelnen ausgeführt; hierauf wird verwiesen.

Auch die im vorliegenden Verfahren mit Schriftsätzen vom 31. Mai 2017 und vom 05. Juli 2018 vorgelegten Auflistungen von Tätigkeiten sind nicht geeignet, den objektiv erforderlichen Bedarf und insbesondere die objektiv erforderliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit einer Bürokraft zu bestimmen. Mit den Auflistungen beschreibt der Antragsteller im Kern unterschiedliche, in vier Bereiche aufgeteilte Aufgaben- und Tätigkeitsfelder und ordnet diesen Feldern einen bestimmten prozentualen Anteil am gesamten Tätigkeitsspektrum zu (Arbeitsbereich 1: 40 %; Arbeitsbereich 2: 30 %, Arbeitsbereich 3: 10 % und Arbeitsbereich 4: 20 %). Sodann verteilt er die Jahresarbeitszeit einer vollschichtigen Bürokraft (92659 Minuten) entsprechend den angenommenen prozentualen Werten auf die einzelnen Arbeitsbereiche und führt aus, die Zeitansätze beruhten auf Erfahrungswerten des Vorsitzenden des Personalrats, der die genannten Aufgaben derzeit selbst erledige. Unter Berücksichtigung des Umstandes, dass eine erfahrene Bürokraft mutmaßlich weniger Zeit benötige, sei eine Kürzung des so ermittelten Zeitaufwands um etwa 50 % gerechtfertigt, woraus sich ein Zeitaufwand von ca. 19,5 Wochenstunden ergebe.

Diese Darlegungen sind schon im Ausgangspunkt nicht geeignet, die Erforderlichkeit einer Bürokraft im geltend gemachten zeitlichen Umfang zu belegen. Sie beruhen darauf, dass die regelmäßige Jahresarbeitszeit eines Tarifbeschäftigten nach angenommenen prozentualen Anteilen auf Einzeltätigkeiten verteilt wird und damit auf der ihrerseits nicht belegten Annahme, dass grundsätzlich und als Ausgangspunkt die gesamte jährliche Arbeitszeit eines Tarifbeschäftigten zur Verfügung stehen müsse. Der Antragsteller hat so nicht dargelegt, dass der von ihm angenommene zeitlich Bedarf tastsächlich besteht; der pauschale und nicht weiter spezifizierte Hinweis, die genannten Annahme beruhten auf „Erfahrungswerten“ des Personalratsvorsitzenden, genügt insoweit nicht. Vielmehr nimmt der Antragsteller durch die bloße Verteilung der Jahresarbeitszeit auf Einzeltätigkeiten das Ergebnis seiner Darlegungen vorweg und macht dieses zu deren Ausgangspunkt.

Daraus resultierend fehlt es insbesondere auch an einer Darlegung des Umfangs der Tätigkeiten, die der Antragsteller ohne Gefährdung seiner sonstigen Aufgaben selbst erledigen kann und des Anteils, den er einer Bürokraft zu übertragen beabsichtigt. § 44 Abs. 2 BPersVG bietet keine Grundlage für eine vollständige Entlastung des Antragstellers von Büro- und Sekretariatstätigkeiten, sondern lediglich für die Gestellung einer Bürokraft „in erforderlichem Umfang“. Die Darlegungen zur Plausibilisierung des Bedarfs setzen daher auch voraus, dass der Antragsteller in einer vom Gericht überprüfbaren Weise darlegt, welche Arbeiten er selbst oder der teilweise freigestellte Vorsitzende durchführen kann und welche er von der Bürokraft übernommen haben will. Diesen Anforderungen genügt die mit den Auflistungen erfolgte Beschreibung von Tätigkeiten, die einer Bürokraft übertragen werden sollen, nicht,

vgl. hierzu auch BayVG, a.a.O., Rn. 15.

Zudem enthalten die vom Antragsteller vorgelegten Auflistungen in nicht unerheblichem Umfang auch solche Tätigkeiten, bei denen jedenfalls ohne weitere konkretisierende Angaben nicht ausgeschlossen werden kann, dass sie sachbearbeitenden Charakter haben und der Antragsteller sie deshalb nicht einer Bürokraft überlassen kann. So hat der Antragsteller u.a. ausgeführt, die Bürokraft solle zur Vorbereitung der Personalratssitzungen die aktuellen Sachstände der eingegangen Vorgänge prüfen und u.a. auf Mitbestimmungspflichten achten. Sie solle eine Zusammenstellung möglicher Gesprächsthemen für das monatliche Gespräch mit der Behördenleitung erstellen und die Tagesordnung ggf. mit weiteren Sitzungsunterlagen vervollständigen. Ferner solle sie Einladungen zu den zu besprechenden Themen fertigen und zuleiten sowie Beschlüsse aus den Personalratssitzungen „umsetzen“, d.h. Zustimmungsschreiben sowie Stellungnahmen und Rückäußerungen fertigen (Arbeitsvorgang 1).

Ausgeführt wurde weiter, die Bürokraft solle die schriftlichen und mündlichen Eingänge und Anfragen nach Inhalt, Sachverhalt und Zuständigkeiten „bewerten“ und diese den unterschiedlichen Themen zuordnen. Bei Unzuständigkeit solle sie den Vorgang an die jeweilige zuständige Personalvertretung weiterleiten. Ferner solle sie die Eingänge auf Vollständigkeit prüfen und fehlende Informationen anfordern bzw. beschaffen. Für die Personalversammlungen solle sie die Themen zusammenstellen und dazu in der Registratur oder im Intranet bzw. Internet recherchieren (Arbeitsvorgänge 2).

Sie solle die Sitzungen des Personalrats planen sowie die Einladungen fertigen. Für die mit dem Vorstand besprochene Tagesordnung solle sie die erforderlichen Informationen zusammenstellen und fehlende Informationen durch Anfragen und Anschreiben bei den verschiedenen Sachbereichen in der Behörde oder anderen Dienststellen einholen (Arbeitsvorgang 3).

Schließlich solle sie ca. 300 Großkundentickets (sog. Jobtickets) verwalten und dabei die Voraussetzungen prüfen sowie Änderungsanträge und Kündigungen bearbeiten und die Kollegenschaft beraten (Arbeitsvorgang 4).

Abgesehen davon, dass es sich bei der Verwaltung der Großkundentickets schon nicht um eine personalvertretungsrechtliche Aufgabe des Antragstellers handeln dürfte, weisen diese Beispiele - auch soweit es sich um assistierende Tätigkeiten handelt - auf Übertragungen von Aufgaben mit eigenen Entscheidungs- und Gestaltungsspielräumen bzw. auf inhaltliche Aufgaben hin, die dem Antragsteller selbst obliegen. Dafür spricht auch, dass der Antragsteller ausgeführt hat, die Bürokraft benötige Kenntnisse verschiedener gesetzlicher und anderer rechtlicher Vorschriften (Auflistung, vorgelegt mit Schriftsatz vom 31. Mai 2917). Vor diesem Hintergrund ist nicht ersichtlich bzw. hinreichend deutlich gemacht, dass die Darlegungen des Antragstellers zum zeitlichen Bedarf für die Unterstützungskraft nicht auch maßgeblich dadurch mit beeinflusst sind, dass dieser Kraft sachbearbeitende Aufgaben bzw. Aufgaben außerhalb der personalvertretungsrechtlichen Zuständigkeiten des Antragstellers übertragen werden sollen. Im Übrigen finden sich die Tätigkeiten „Planung der Personalratssitzungen, Fertigung von Einladungen und Buchung des Sitzungsraums und der Technik“ sowohl im Arbeitsvorgang 1 als auch im Arbeitsvorgang 3 und sind damit doppelt in Ansatz gebracht.

Vor diesem Hintergrund lässt sich aufgrund der Angaben des Antragstellers der erforderliche zeitliche Umfang der Arbeit einer Bürokraft nicht zuverlässig bestimmen. Zwar leuchtet es der Fachkammer ohne weiteres ein, dass aufgrund der vorliegenden Darlegungen von einem festen Bestand an regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben des Antragstellers, die entsprechende büromäßige Zuarbeiten zur Folge haben und von einem gewissen Mindestzeitaufwand einer Bürokraft ausgegangen werden kann. Für die Festlegung des zeitlichen Umfangs, den eine Bürokraft benötigen würde, reichen die vorliegenden Auflistungen und Ausführungen des Antragstellers jedoch aus den genannten Gründen nicht aus. Bei dieser Sachlage obliegt es nicht der Fachkammer, den zeitlichen Aufwand nach eigener Einschätzung frei zu bestimmen,

vgl, hierzu auch BayVG, a.a.O., Rn. 16.

Für eine Kostenentscheidung ist im personalvertretungsrechtlichen Beschlussverfahren kein Raum.

Rechtsmittelbelehrung

Gegen diesen Beschluss findet die Beschwerde an das Oberverwaltungsgericht für das Land Nordrhein-Westfalen in Münster (Fachsenat) statt.

Die Beschwerde ist innerhalb eines Monats nach Zustellung dieses Beschlusses durch Einreichung einer Beschwerdeschrift schriftlich bei dem Oberverwaltungsgericht für das Land Nordrhein-Westfalen, Aegidiikirchplatz 5, 48143 Münster einzulegen. Sie muss den Beschluss bezeichnen, gegen den die Beschwerde gerichtet ist, und die Erklärung enthalten, dass gegen diesen Beschluss Beschwerde eingelegt wird.

Statt in Schriftform kann die Einlegung der Beschwerde auch als elektronisches Dokument nach Maßgabe des § 55a der Verwaltungsgerichtsordnung – VwGO – und der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronische Rechtsverkehrsverordnung – ERVV) erfolgen.

Die Beschwerde ist innerhalb von zwei Monaten nach Zustellung dieses Beschlusses schriftlich oder als elektronisches Dokument nach Maßgabe des § 55a VwGO und der ERVV zu begründen.

Die Beschwerdebegründung muss angeben, auf welche im Einzelnen anzuführenden Beschwerdegründe sowie auf welche neuen Tatsachen die Beschwerde gestützt wird.

Beschwerdeschrift und Beschwerdebegründung müssen von einem Rechtsanwalt oder einer nach § 11 Abs. 2 des Arbeitsgerichtsgesetzes zur Vertretung befugten Person unterzeichnet sein.