Verwaltungsgericht Köln, 15 K 9746/16

Tatbestand

Die Klägerin ist Beamtin auf Lebenszeit im Amt einer Regierungsamtsrätin. Sie ist tätig beim Bundesamt (C. ) in C1. .

Für den Zeitraum vom 1. Dezember 2011 bis zum 31. Januar 2015 wurde die Klägerin dienstlich regelbeurteilt. Die Regelbeurteilung wurde ihr gegenüber am 3. März 2016 eröffnet. Berichterstatterin war die Gruppenleiterin G5, Frau Dir’in C. G1. , Beurteiler Herr EDir C. F. . Das Gesamturteil der streitgegenständlichen Beurteilung lautete auf „Bewertungsstufe 2 - gut“. Im Rahmen der Leistungsbeurteilung wurden insgesamt 14 Einzelmerkmale bewertet. Dabei wurde die Klägerin bei einem Einzelmerkmal mit der „Bewertungsstufe 1“, bei sieben Einzelmerkmalen mit der „Bewertungsstufe 2“ und bei sechs Einzelmerkmalen mit der „Bewertungsstufe 3“ bewertet. Die Gesamtbewertung der Leistungsbeurteilung lautet auf „Bewertungsstufe 2 - übertrifft die Leistungserwartungen überwiegen“. Im Beurteilungsformular werden unter Punkt 7 als „Einzelmerkmale, die - gemessen an den Arbeitsplatzanforderungen - für die Leistungsbeurteilung besonders bedeutsam sind (höchstens fünf)" die Nummern 1.2 (= Gründlichkeit), 2.1 (= Arbeitsumfang), 2.2 (= termingerechtes Arbeiten), 3.1 (= Eigenständigkeit) sowie 3.2 (= Initiative) genannt. Der Beurteilung zugrunde lag ein Beurteilungsbeitrag vom Referatsleiter G5.2, Herrn TRDir . vom 18. Januar 2015 für den Zeitraum vom 1. Dezember 2011 bis zum 9. Juni 2013. Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf die Beurteilung und den vorliegenden Beurteilungsbeitrag ergänzend Bezug genommen.

Gegen die Beurteilung erhob die Klägerin unter dem 3. Mai 2016 Widerspruch. Die streitgegenständliche Beurteilung sei formell und materiell fehlerhaft. Ein nach Ziff. 3 der maßgeblichen Beurteilungsrichtlinien vorgesehenes Berichterstattergespräch zu Beginn der Zusammenarbeit über den Aufgabenbereich und die an sie gestellten Erwartungen sei nicht geführt worden. Auch ein nach den Beurteilungsrichtlinien zur Mitte des Beurteilungszeitraums zu führendes Gespräch sei nicht geführt worden. Eine nach Ziff. 14 der Beurteilungsrichtlinien im Rahmen des 3-stufigen Beurteilungssystems vorgesehene Mitwirkung eines weiteren Vorgesetzten bei der Erstellung der dienstlichen Beurteilung sei nicht erfolgt. In der Beurteilung seien auch nicht alle von ihr wahrgenommenen Tätigkeiten aufgeführt worden. Das Gesamturteil enthalte daneben keine Begründung. Vielmehr werde lediglich eine Gesamtnote angegeben. Das Gesamturteil einer dienstlichen Beurteilung bedürfe jedoch einer gesonderten Begründung, um erkennbar zu machen, wie es aus den Einzelbewertungen hergeleitet werde. Der Beurteilungsbeitrag sei nicht korrekt gewürdigt und in die Beurteilung einbezogen worden. Insbesondere umschreibe dieser eine Leistung der „Bewertungsstufe 1 - sehr gut“. Eine Plausibilisierung der Einzelmerkmale sei ebenso nicht erfolgt. Angesichts der verbalen Umschreibung hätten teilweise deutlich bessere Bewertungen erfolgen müssen. Eine Neubeurteilung müsse mit der Gesamtnote „Bewertungsstufe 1 - sehr gut“ enden.

Im Rahmen des Widerspruchsverfahrens holte die Beklagte eine Stellungnahme von Frau Dir’in C. G1. .

Die Beklagte half dem Widerspruch mit Widerspruchsbescheid vom 12. Oktober 2016 teilweise ab. Die Einzelmerkmale 2.3 (Belastbarkeit), 3.1 (Eigenständigkeit) und 3.2 (Initiative) der Leistungsbeurteilung wurden von der „Bewertungsstufe 3“ auf die „Bewertungsstufe 2“ angehoben. Im Übrigen wies sie den Widerspruch zurück. Die fehlende Durchführung eines Berichterstattergesprächs tangiere die Rechtmäßigkeit der Beurteilung nicht. Maßstab der Beurteilung seien unabhängig von der Durchführung eines solchen Gesprächs allein die von der Klägerin im Beurteilungszeitraum gezeigten Leistungen. Gleiches gelte für eine möglicherweise unvollständige Benennung der Aufgabengebiete in der Beurteilung. Erforderlich sei insoweit lediglich die Darstellung eines schwerpunktmäßigen Überblicks. Die Bewertung der nicht angehobenen Einzelmerkmale entspreche den von der Klägerin gezeigten Leistungen. Hierbei sei insbesondere der vorliegende Beurteilungsbeitrag ausreichend gewürdigt worden. Auch die Begründung der Gesamtbewertung sei nicht zu beanstanden. Dem Begründungserfordernis genüge bereits die Angabe besonders zu gewichtender Einzelmerkmale.

Die Klägerin hat am 3. November 2016 Klage erhoben.

Sie wiederholt ihr Vorbringen aus dem Widerspruchsverfahren. Insbesondere sei hinsichtlich der gemessen an den Arbeitsplatzanforderungen besonders bedeutsamen Einzelmerkmale auf einen fehlerhaften, dienstpostenabhängigen und damit rechtlich unzulässigen Beurteilungsmaßstab abgestellt worden. Insoweit müsse eine Orientierung am Statusamt erfolgen. Aufgrund des breiten Bewertungsspektrums (Bewertungsstufe 1 bis Bewertungsstufe 3) sei eine gesonderte Begründung des Gesamtergebnisses der Beurteilung erforderlich gewesen. Eine bestimmte Note dränge sich gerade nicht auf. Insbesondere sei eine Begründung auch im Hinblick auf den Beurteilungsbeitrag vom 18. Januar 2015 erforderlich gewesen. Aufgrund der textlichen Begründung dieses Beurteilungsbeitrags dränge sich eine bessere Leistungsbeurteilung geradezu auf. Im Rahmen der Beurteilung hätte daher eine würdigende Auseinandersetzung mit der textlichen Begründung des Beurteilungsbeitrags erfolgen müssen. Fehlerhaft sei im Übrigen die nicht erfolgte Beteiligung des Beurteilers der streitgegenständlichen Beurteilung im Widerspruchsverfahren.

Die Klägerin beantragt,

die Beklagte unter Aufhebung des Widerspruchsbescheids vom 12. Oktober 2016 zu verurteilen, die streitgegenständliche Regelbeurteilung für den Beurteilungszeitraum 1. Dezember 2011 bis 31. Januar 2015 aufzuheben und die Klägerin unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut zu beurteilen

sowie

die Hinzuziehung ihres Prozessbevollmächtigten im Vorverfahren für notwendig zu erklären.

Die Beklagte beantragt,

die Klage abzuweisen.

Sie verteidigt die angegriffene Beurteilung und vermag Rechtsfehler nicht zu erkennen. Insbesondere sei eine Begründung der Gesamtnote der Beurteilung durch die Nennung der besonders bedeutsamen Einzelmerkmale erfolgt. Der Beurteiler der streitgegenständlichen Beurteilung habe im Widerspruchsverfahren nicht beteiligt werden müssen. Die vorgetragenen Beanstandungen im Widerspruchsverfahren hätten keinen Bezug zu diesem aufgewiesen.

Entscheidungsgründe

Die Klage, über die der Berichterstatter als Einzelrichter gemäß § 6 Abs. 1 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) entscheiden konnte, ist zulässig und begründet.

Die dienstliche Beurteilung für den Zeitraum vom 1. Dezember 2011 bis zum 31. Januar 2015 und der Widerspruchsbescheid vom 12. Oktober 2016 sind rechtswidrig und verletzen die Klägerin in ihren Rechten. Sie hat einen Anspruch auf Aufhebung der Beurteilung und des Widerspruchsbescheids vom 12. Oktober 2016 und auf Neubeurteilung für den gesamten Beurteilungszeitraum unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts, § 113 Abs. 1, Abs. 5 Satz 2 VwGO analog.

Dienstliche Beurteilungen sind verwaltungsgerichtlich nur beschränkt überprüfbar. Nur der Dienstherr bzw. der für diesen handelnde jeweilige Vorgesetzte soll nach dem erkennbaren Sinn der Regelungen über dienstliche Beurteilungen (§§ 48 - 50 Bundeslaufbahnverordnung - BLV) ein persönlichkeitsbedingtes Werturteil darüber abgeben, ob und inwieweit der Beamte den - ebenfalls grundsätzlich vom Dienstherrn zu bestimmenden - zahlreichen fachlichen und persönlichen Anforderungen seines Amtes und seiner Laufbahn entspricht. Die verwaltungsgerichtliche Rechtmäßigkeitskontrolle hat sich gegenüber dieser Beurteilungsermächtigung darauf zu beschränken, ob die Verwaltung gegen Verfahrensvorschriften verstoßen, die anzuwendenden Begriffe oder den gesetzlichen Rahmen, in dem sie sich frei bewegen kann, verkannt, einen unrichtigen Sachverhalt zugrunde gelegt, allgemein gültige Wertmaßstäbe nicht beachtet oder sachfremde Erwägungen angestellt hat,

vgl. BVerwG, Urteil vom 19. Dezember 2002 - 2 C 31.01 -, juris; BVerfG, Beschluss vom 5. September 2007 - 2 BvR 1855/07 -, juris; OVG NRW, Urteil vom 11. Februar 2004 - 1 A 2138/01 -, juris.

Gemessen an diesen Grundsätzen ist die von der Klägerin angegriffene Beurteilung zu beanstanden.

Die streitgegenständliche Beurteilung genügt nicht den Anforderungen an die gesonderte Begründung des Gesamturteils und ist daher aufzuheben. Die Beurteilung leidet an einem Plausibilitätsdefizit, denn es ist nicht ersichtlich, dass der vorliegende Beurteilungsbeitrag für den Zeitraum vom 1. Dezember 2011 bis zum 9. Juni 2013 in der gebotenen Weise in der Beurteilung Berücksichtigung gefunden hat.

Das Gesamturteil ist als die erforderliche zusammenfassende Bewertung grundsätzlich durch eine Würdigung, Gewichtung und Abwägung der (ggf.) unterschiedlich bedeutsamen Einzelbewertungen zu bilden, wobei es im Rahmen des dem Dienstherrn zustehenden Ermessens dessen Sache ist, festzulegen, welches Gewicht er den einzelnen Merkmalen zumessen will. Das Gesamturteil darf sich deshalb nicht auf die Bildung des arithmetischen Mittels aus den Einzelbewertungen beschränken. Die angesprochene Gewichtung bedarf schon deshalb einer Begründung, weil nur so die Einhaltung gleicher Maßstäbe gewährleistet, das Gesamturteil nachvollzogen und einer gerichtlichen Überprüfung zugeführt werden kann. Erst durch die Ausführungen einer textlichen Begründung des Gesamturteils wird erkennbar, wie dieses aus den Einzelbewertungen hergeleitet und welches Gewicht den einzelnen Gesichtspunkten gegeben worden ist. Die Anforderungen an die Begründung des Gesamturteils sind dabei (ohne Hinzutreten sonstiger, Abweichendes gebietender Umstände) umso geringer, je einheitlicher das Leistungsbild bei den Einzelbewertungen ist,

vgl. BVerwG, Urteil vom 17. September 2015 - 2 C 27.14 -, juris; Urteil vom 28. Januar 2016 - 2 A 1.14 -, juris; Urteil vom 2. März 2017 - 2 C 21.16 -, juris.

Zwar ergibt sich der Begründungsmangel der streitgegenständlichen Beurteilung vorliegend nicht aus der Beurteilung selbst. Denn im zu entscheidenden Einzelfall war alleine im Hinblick auf diese eine gesonderte textliche Begründung des Gesamturteils ausnahmsweise entbehrlich. Gänzlich entbehrlich ist eine Begründung des Gesamturteils dann, wenn im konkreten Fall eine andere als die vergebene Note nicht in Betracht kommt, weil sie sich - vergleichbar einer Ermessensreduzierung auf Null - geradezu aufdrängt,

vgl. BVerwG, Urteil vom 17. September 2015 - 2 C 27.14 -, juris; Urteil vom 28. Januar 2016 - 2 A 1.14 -, juris; Urteil vom 2. März 2017 - 2 C 21.16 -, juris.

Diese Voraussetzung ist hier erfüllt. Die Gesamtnote der streitgegenständlichen Beurteilung drängt sich - die Beurteilung isoliert betrachtet - nach der teilweisen Abhilfe des gegen die Beurteilung eingelegten Widerspruchs durch die Beklagte geradezu auf. Die Bewertungen der Klägerin zeigen (zumindest nunmehr) ein homogenes, nahezu einheitliches Leistungsbild. Von den 14 zu bewertenden Einzelmerkmalen wurden zehn mit der „Bewertungsstufe 2“ bewertet. Lediglich drei Einzelmerkmale wurden mit der „Bewertungsstufe 3“ und nur ein Einzelmerkmal mit der „Bewertungsstufe 1“ bewertet. Eine andere - vor allem aber bessere - Gesamtnote ist vor diesem Hintergrund geradezu ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf die im Rahmen der Gesamtwürdigung zu berücksichtigenden und von der Beklagten im Vorfeld festgelegten Einzelmerkmale, die - gemessen an den Arbeitsplatzanforderungen - für die Leistungsbeurteilung besonders bedeutsam sind. Von diesen fünf Einzelmerkmalen wurden insgesamt vier mit der „Bewertungsstufe 2“ und nur eins mit der „Bewertungsstufe 1“ bewertet.

Soweit die Klägerin unter Hinweis auf den Beschluss des OVG NRW vom 21. Juni 2016 - 1 B 201/16 - beanstandet, dass der Beurteilungsvordruck der Beklagten auf Seite 1 unter Ziffer 7 die Benennung von (höchstens fünf) Einzelmerkmalen, die - gemessen an den Arbeitsplatzanforderungen - für die Leistungsbeurteilung besonders bedeutsam sind, vorsieht und im Fall der streitgegenständlichen Beurteilung benannt sind, ist hierin unter Verweis auf die diesbezügliche Rechtsprechung der Kammer kein zur Rechtswidrigkeit der streitgegenständlichen Beurteilung führender Fehler im Beurteilungssystem der Beklagten zu erkennen,

vgl. VG Köln, Urteil vom 12. Januar 2017 - 15 K 6677/14 -, juris, m.w.N.

Das Begründungsdefizit ergibt sich jedoch unter Berücksichtigung des der Beurteilung zugrunde liegenden Beurteilungsbeitrags für den Zeitraum vom 1. Dezember 2011 bis zum 9. Juni 2013. Dieser weist in seiner textlichen Begründung deutlich in eine überdurchschnittliche Richtung. Hiervon weicht die Beurteilung in ihrem Gesamtergebnis und auch in der Vergabe der Einzelnoten ab, ohne dass sich aus der Beurteilung eine nachvollziehbare Begründung für das davon abweichende Gesamturteil oder die abweichenden Einzelnoten ergibt.

Die Beurteilungsbeiträge sind in freier Beschreibung abzugeben. Damit unterscheiden sie sich von der Beurteilung, die eine Bewertung anhand von definierten Einzelnoten vorsieht. Auch wenn damit ein direkter Vergleich zwischen der Einschätzung des Verfassers des Beurteilungsbeitrags und des Beurteilers nicht ohne weiteres möglich ist, so lässt sich aus dem Beurteilungsbeitrag, der einen nicht nur unerheblichen Zeitraum des Beurteilungszeitraums abdeckt, ersehen, dass der Verfasser des Beurteilungsbeitrags die Leistungen der Klägerin in Bezug auf das Gesamtergebnis der Leistungsbeurteilung und der Einzelmerkmale jedenfalls über der Bewertungsstufe zwei eingeschätzt hat. Das folgt aus der textlichen Begründung, in der vom Verfasser des Beurteilungsbeitrags Adjektive wie „äußerst hochgradig“, „überzeugend“, „außergewöhnlich hoch“, „überaus hoch“, „hochwertig“, „beeindruckend“ oder „sehr hohes Maß“ verwendet worden sind sowie der abschließenden Einschätzung, die gezeigten Leistungen würden die Erwartungen erheblich übertreffen. Dies entspricht hinsichtlich des Begriffs „erheblich“ der von der Beklagten verwendeten Definition der Bewertungsstufe 1.

Zwar ist der Beurteiler an die Feststellungen und Bewertungen Dritter, wie sie sich aus deren Beurteilungen ergeben, nicht in der Weise gebunden, dass er sie in seiner Beurteilung „fortschreibend“ übernehmen müsste. Vielmehr kann er zu abweichenden Erkenntnissen gelangen. Der Beurteiler muss die Beurteilungsbeiträge bei der Ausübung des Beurteilungsspielraums jedoch berücksichtigen, d.h. zur Kenntnis nehmen und vor allem Bedenken. Deshalb übt der Beurteiler seinen Beurteilungsspielraum nur dann rechtmäßig aus, wenn er die Beurteilungsbeiträge in seine Überlegungen einbezieht und Abweichungen nachvollziehbar begründet. Erst dies stellt sicher, dass die Beurteilung auf einer tragfähigen Tatsachengrundlage beruht und sich an den von Art. 33 Abs. 2 GG vorgegebenen Kriterien orientiert,

vgl. BVerwG, Urteil vom 27. November 2014 - 2 A 10.13 -, juris; OBG NRW, Beschluss vom 1. Februar 2018 - 6 B 1355/17 - juris.

Diesen Anforderungen ist im vorliegenden Fall nicht genügt. Aus der Beurteilung selber lässt sich nicht erkennen, ob bzw. in welcher Weise der Beurteilungsbeitrag bei der Fertigung der Beurteilung Eingang in diese gefunden hat. Angesichts des Umstandes, dass dieser - wie dargelegt - im Hinblick auf die Einzelbewertungen und die Gesamtbeurteilung eine bessere Benotung nahelegt, hätte Anlass bestanden, sich damit besonders im Hinblick auf die Vergabe der Gesamtnote auseinanderzusetzen. Daran fehlt es.

Rechtlich ohne Auswirkungen auf die streitgegenständliche Beurteilung ist, dass entgegen den vorliegenden Beurteilungsrichtlinien Berichterstattergespräche zu Beginn der Zusammenarbeit sowie erneut in der Mitte des Beurteilungszeitraums mit der Klägerin nicht stattgefunden haben. Hieraus ergibt sich jedoch nicht, dass die auf der Grundlage der im Beurteilungszeitraum tatsächlich erbrachten Leistungen erstellten dienstlichen Beurteilungen wegen des Fehlens derartiger Gespräche keinen Bestand haben können. Denn derartige Verfahrensfehler sind einer Heilung nicht zugänglich. Konsequenz der Aufhebung einer Beurteilung wegen der unterbliebenen Beurteilungsgespräche könnte daher nur der Verzicht auf eine erneute Beurteilung sein. Das vollständige Fehlen einer planmäßigen Beurteilung ist aber wegen der Bedeutung regelmäßiger Beurteilungen für die Klägerin, aber auch im Hinblick auf die Gleichbehandlung mit anderen Beamtinnen und Beamten (Art. 3 Abs. 1 GG) im Ergebnis ebenso rechtswidrig wie die - folgenlose - Unterlassung vorgeschriebener Berichterstattergespräche,

vgl. BVerwG, Beschluss vom 25. Oktober 2011 - 1 WB 51.10 -, juris; OVG NRW, Beschluss vom 5. August 2015 - 1 B 434/15 -, juris; VG Köln, Beschluss vom 27. März 2015 - 15 L 2277/14 -, n.v.

Die streitgegenständliche Beurteilung ist auch nicht unter Verstoß gegen das grundsätzlich vorgesehene 3-stufige Beurteilungssystem entstanden. Frau G1. , die Berichterstatterin der Beurteilung, war sowohl mit der Gruppenleitung als auch mit der Referatsleitung des Referats betraut, in dem die Klägerin zum Zeitpunkt der Erstellung der dienstlichen Beurteilung tätig war. Eine weitere Vorgesetzte war, da Frau G1. den Entwurf der Beurteilung aufgrund ihrer Stellung als Referatsleiterin bereits selbst abzugeben hatte, nach den maßgeblichen Beurteilungsrichtlinien nicht heranzuziehen.

Die Kostenentscheidung folgt aus § 154 Abs. 1 VwGO. Die Hinzuziehung des Prozessbevollmächtigten des Klägers im Vorverfahren war für notwendig zu erklären. Gemäß § 162 Abs. 2 Satz 2 VwGO sind die Gebühren und Auslagen eines Vorverfahrens erstattungsfähig, wenn das Gericht die Zuziehung eines Bevollmächtigten für das Vorverfahren für notwendig erklärt. Die Notwendigkeit der Hinzuziehung eines Bevollmächtigten im Vorverfahren und damit die Erstattungsfähigkeit seiner Gebühren und Auslagen ist in der Regel zu bejahen, da ohne rechtskundigen Rat der Bürger nur in Ausnahmefällen materiell und verfahrensrechtlich in der Lage ist, seine Rechte gegenüber der Verwaltung ausreichend zu wahren,

vgl. Redeker/von Oertzen, Kommentar zur VwGO, 15. Aufl. 2010, § 162 Anm. 13 a. m. w. Nachw..

Der erkennende Einzelrichter hat keinen Anlass, im vorliegenden Fall von diesen Grundsätzen abzuweichen, so dass dem Antrag auf Hinzuziehung eines Bevollmächtigten für das Vorverfahren stattzugeben war.