Oberverwaltungsgericht NRW, 6 A 2176/19

Tatbestand:

Der Kläger steht als Polizeivollzugsbeamter im Dienst des beklagten Landes und bekleidet ein nach Besoldungsgruppe A 10 LBesO A bewertetes Amt eines Polizeioberkommissars. Vom 1. Juni 2014 bis zum 31. August 2014 war er beim Polizeipräsidium C. tätig und auf der Autobahnwache T. eingesetzt; in diesen Zeitraum fiel Elternzeit vom 25. Juni 2014 bis zum 24. August 2014. Vom 1. September 2014 bis zum 31. August 2017 war der Kläger an das Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten NRW (LAFP) versetzt und dort als Lehrender in der Ausbildung im Dezernat 44, Modulgruppe 44.1.1 tätig. Die Leitung der Modulgruppe hatte in dieser Zeit PHKin T1. inne, die allerdings in der Zeit vom 28. März 2015 bis zum 3. Mai 2016 aufgrund von Mutterschutz und Elternzeit keinen Dienst verrichtete. In der dem Kläger für den Zeitraum vom 1. Juni 2014 bis zum 31. Mai 2017 erteilten Regelbeurteilung vom 14. Juni 2017 bewerteten sowohl die Erstbeurteilerin, PHKin T1. , als auch der Zweitbeurteiler, Direktor des LAFP NRW G. , die Einzelmerkmale Arbeitsorganisation, Leistungsgüte, Veränderungskompetenz und Soziale Kompetenz mit "entspricht voll den Anforderungen" (3 Punkte) und die Merkmale Arbeitseinsatz, Arbeitsweise sowie Leistungsumfang mit "übertrifft die Anforderungen" (4 Punkte). Im Gesamturteil kamen beide zu dem Ergebnis, die Leistung und Befähigung des Klägers entspreche voll den Anforderungen (= 3 Punkte). Für die Beurteilung hatte KHK H. unter dem 15. Mai 2017 für den Zeitraum vom 4. Juli 2015 bis zum 4. Mai 2016 einen Beurteilungsbeitrag erstellt. In diesem Beitrag ist das Einzelmerkmal "Soziale Kompetenz" abweichend mit 4 Punkten, das Einzelmerkmal "Arbeitsweise" mit 3 Punkten bewertet; ansonsten entsprechen die Bewertungen der Einzelmerkmale denjenigen in der Beurteilung.

Zum 1. September 2017 wurde der Kläger zum Polizeipräsidium C. versetzt. Bis zum 28. September 2017 war er noch zum LAFP NRW abgeordnet.

Der Kläger hat am 27. Februar 2018 Klage gegen seine dienstliche Beurteilung erhoben. Zur Begründung hat er im Wesentlichen geltend gemacht, deren Gesamturteil sei nicht ordnungsgemäß begründet worden. Zudem habe sich im Beurteilungszeitraum kein Vorgesetzter seinen Unterricht angesehen, so dass eine Leistungs- und Befähigungseinschätzung nicht habe vorgenommen werden können. Ferner seien im Beurteilungszeitraum weder Personal- noch Jahresgespräche mit ihm zum Leistungsstand geführt worden. In anderen Fällen hätten Modulgruppenleiter Unterrichtsbesuche bei den zu Beurteilenden durchgeführt und auch Mitarbeitergespräche geführt. Darüber hinaus sei die für ihn zuständige Erstbeurteilerin während des Beurteilungszeitraumes über ein Jahr in Elternzeit gewesen. Es habe über einen längeren Zeitraum de facto keinen zuständigen Vorgesetzten gegeben. Erst nach einem halben Jahr Abwesenheit der Erstbeurteilerin habe KHK H. , der zuvor wie der Kläger Fachlehrer gewesen sei, die Vertretung übernommen. Offiziell sei die Funktion der für ihn originär zuständigen Modulgruppenleiterin nicht besetzt worden. Das Gespräch zwischen ihm und KHK H. zum Beurteilungsbeitrag habe lediglich wenige Sekunden gedauert. Telefonisch habe KHK H. ihm mitgeteilt, dass er seine Leistungen für sehr gut halte und er beabsichtige, ihm 4 Punkte zu geben. Einige Wochen später habe er ihm, dem Kläger, allerdings erklärt, er habe vom stellvertretenden Schulleiter, Herrn C1. , die Vorgabe bekommen, ihn im Gesamturteil mit "glatt 3" Punkten zu bewerten. Die Erstbeurteilerin, PHKin T1. , habe ihm zunächst mitgeteilt, dass er im Gesamturteil mit 4 Punkten rechnen könne. Im Rahmen der Beurteilungseröffnung habe sie dann allerdings gesagt, dass der neue Schulleiter, POR B. , nicht gut auf ihn zu sprechen sei, da er vorzeitig die Schule verlasse und in Besprechungen zu offen sei.

Der Kläger hat sinngemäß beantragt,

das beklagte Land zu verurteilen, seine für den Beurteilungszeitraum vom 1. Juni 2014 bis zum 31. Mai 2017 erstellte dienstliche Beurteilung aufzuheben und ihn unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut dienstlich zu beurteilen.

Das beklagte Land hat beantragt,

die Klage abzuweisen.

Zur Begründung hat es vorgetragen: Die dienstliche Beurteilung des Klägers sei rechtmäßig. Ein gesondertes Begründungserfordernis für das Gesamturteil habe nicht bestanden. Da der Kläger in vier von sieben Merkmalen mit 3 und in drei Merkmalen mit 4 Punkten bewertet worden sei, lasse sich das Gesamturteil von 3 Punkten nachvollziehbar und plausibel aus den Einzelbewertungen herleiten und dränge sich geradezu auf. Alle Leistungs- und Befähigungsmerkmale seien mit gleichem Gewicht in das Gesamturteil eingeflossen. Die Gleichgewichtung der Einzelmerkmale sei in der gesamten Polizei NRW üblich und allen Akteuren im Regelbeurteilungsverfahren 2017 bekannt gewesen. Sie stehe im Einklang mit der höchstrichterlichen Rechtsprechung. Soweit sich einzelne Behörden nicht an diese Praxis gehalten haben sollten, führe das nicht zur Rechtswidrigkeit des Vorgehens aller anderen Behörden.

Mit Urteil vom 6. Mai 2019 hat das Verwaltungsgericht der Klage stattgegeben. Es hat entschieden, der Kläger habe Anspruch auf Aufhebung und Neuerstellung seiner dienstlichen Beurteilung vom 14. Juni 2017. Diese sei rechtswidrig und verletze ihn in seinen Rechten. Sie leide jedenfalls an einem Begründungsdefizit. Dienstliche Beurteilungen, die im Ankreuzverfahren erstellt würden, müssten im Regelfall eine Begründung des Gesamturteils enthalten. In der dienstlichen Beurteilung des Klägers fehle eine Begründung, anhand derer sich nachvollziehen ließe, wie das Gesamturteil von 3 Punkten aus den Einzelbewertungen hergeleitet worden sei. Die Begründung des Gesamturteils sei auch nicht ausnahmsweise entbehrlich gewesen. Der Kläger sei in drei Einzelmerkmalen mit 4 und in vier Merkmalen mit 3 Punkten bewertet worden. Bei einem derart knappen Überwiegen der Einzelbeurteilungen mit 3 Punkten dränge sich ein bestimmtes Gesamturteil nicht auf. Eine Vorgabe zur Gleichgewichtung der Einzelmerkmale finde sich auch nicht in den maßgeblichen Beurteilungsrichtlinien. Das Erfordernis einer hinreichend deutlichen Festlegung der Gewichtung der Einzelmerkmale sei auch dann nicht verzichtbar, wenn man von einer beständigen - und rechtmäßigen - Verwaltungspraxis der Gleichgewichtung aller Einzelmerkmale bei den Polizeibehörden NRW ausgehe. Denn auch dann sei für die Beurteilten und außenstehende Dritte nicht offensichtlich, wie die einzelnen Merkmale zu gewichten seien und wie aus ihnen das Gesamturteil herzuleiten sei. Darauf, ob die weiteren gegen die Rechtmäßigkeit der Beurteilung erhobenen Einwände durchgriffen, komme es nicht an.

Das beklagte Land hat gegen das ihm am 7. Mai 2019 zugestellte Urteil am 27. Mai 2019 die Zulassung der Berufung beantragt. Der Senat hat diesem Antrag mit Beschluss vom 26. November 2020 entsprochen. Mit am 18. Dezember 2020 eingegangenem Schriftsatz vom 17. Dezember 2020 hat das beklagte Land die zugelassene Berufung begründet. Es ergänzt sein erstinstanzliches Vorbringen um den Hinweis darauf, dass die Gleichgewichtung aller Einzelmerkmale nach dem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts vom 9. Mai 2019 - 2 C 1.18 - zulässig sei. Mit Urteil vom 17. September 2020 - 2 C 2.20 - habe das Bundesverwaltungsgericht darüber hinaus entschieden, der Umstand, dass einige Behörden sich nicht an die vom Dienstherrn vorgegebenen Maßstäbe gehalten hätten, führe nicht zur Rechtswidrigkeit aller in dem Regelbeurteilungsverfahren erstellten dienstlichen Beurteilungen.

Zu den übrigen Einwänden des Klägers sei auszuführen: Mit der ehemaligen Modulgruppenleiterin PHKin T1. sei Rücksprache genommen worden. Sie habe nachvollziehbar erläutert, wie das Gesamturteil und die Bewertung der Einzelmerkmale zustande gekommen seien. Dabei habe sie bestätigt, bei dem Kläger sowohl Unterrichtsbesuche durchgeführt als auch mit ihm Mitarbeitergespräche geführt zu haben. Sie habe daneben vielfach gemeinsam mit dem Kläger Unterricht durchgeführt, so dass sie sich ein mehr als ausreichendes Bild von seinem Leistungsstand als Lehrendem habe machen können. Sie habe den Kläger als fachlich guten, sehr engagierten Lehrenden beschrieben, der bei den Studierenden beliebt gewesen sei. Dass sie von ihm fachlich überzeugt gewesen sei, habe PHKin T1. dem Kläger auch mitgeteilt, ohne ihm jedoch eine konkrete Punktzahl zu nennen. Allerdings habe der Kläger größere Schwierigkeiten als andere Lehrende gehabt, sich auf die Vorstellungen seines Dezernatsleiters POR B. einzulassen. Diese Schwierigkeiten habe PHKin T1. in ihre Beurteilung einfließen lassen. Im Bereich des Einzelmerkmals "Soziale Kompetenz", zu dem auch das Verhalten gegenüber Vorgesetzten gehöre, habe sie den Kläger daher abweichend vom Beurteilungsbeitrag nur mit 3 Punkten bewertet. Durch die Anhebung des Einzelmerkmals "Arbeitsweise" auf 4 Punkte habe sie ihrer Anerkennung der im Beurteilungszeitraum gezeigten Leistung des Klägers Ausdruck verliehen. Die leichten Schwierigkeiten des Klägers im Umgang mit seinem vorgesetzten Dezernatsleiter hätten im Übrigen dazu geführt, dass PHKin T1. deutlich intensiveren Kontakt in Form von Mitarbeitergesprächen zum Kläger gehabt habe als zu anderen ihr unterstellten Lehrenden.

Der Einwand des Klägers, er habe über einen längeren Zeitraum keinen Vorgesetzten gehabt, sei nicht nachzuvollziehen. Zu Unrecht stelle er in Abrede, dass KHK H. zum Stellvertreter von PHKin T1. während deren elternzeitbedingter Abwesenheit bestellt worden sei. Hierzu hat das beklagte Land eine Verfügung vom 1. Juli 2015 vorgelegt, mit der KHK H. mit Wirkung vom 4. Juli 2015 zum Abwesenheitsvertreter von PHKin T1. während ihrer Elternzeit bestellt worden ist, sowie eine Verfügung vom 27. April 2017, mit der KHK H. rückwirkend für den Zeitraum vom 4. Juli 2015 bis zum 4. Mai 2016 zum Erstbeurteiler für die Beamtinnen und Beamten der Modulgruppe 44.1.1 im Dezernat 44 bestellt worden ist.

Der Vortrag des Klägers, seine dreimonatige Verwendung vom 1. Juni bis zum 31. August 2014 beim Polizeipräsidium C. habe keine Berücksichtigung in der streitbefangenen dienstlichen Beurteilung gefunden, sei zutreffend, führe jedoch nicht zur Rechtswidrigkeit der Beurteilung. Nach 3.5.1 der Beurteilungsrichtlinien könne auf Beurteilungsbeiträge verzichtet werden, wenn der relevante Zeitraum weniger als sechs Monate umfasse, es sei denn, die wahrgenommenen Aufgaben seien wesentlich für die Beurteilung. Danach sei ein Beurteilungsbeitrag verzichtbar gewesen.

Das beklagte Land beantragt,

das angefochtene Urteil zu ändern und die Klage abzuweisen.

Der Kläger beantragt,

die Berufung zurückzuweisen.

Er trägt unter Ergänzung und Vertiefung seines bisherigen Vorbringens vor: Es sei darauf hinzuweisen, dass er vor Beginn seiner Tätigkeit beim LAFP in der Zeit vom 1. Juni bis zum 31. August 2014 auf der Autobahnwache T. eingesetzt gewesen sei.

Es sei ferner unrichtig, dass KHK H. als Abwesenheitsvertreter für ihn, den Kläger, zuständig gewesen sei. PHKin T1. sei durch den Modulgruppenleiter PHK N. vertreten worden. Dies habe dem Grundsatz entsprochen, dass Modulgruppenleiter bei Abwesenheit durch einen anderen Modulgruppenleiter vertreten worden seien. Während der Zeit des Mutterschutzes von PHKin T1. sei ihr Dienstposten weder neu noch kommissarisch besetzt worden. Für Ab- oder Rücksprachen habe er, der Kläger, sich daher an einen anderen Modulgruppenleiter wenden müssen, in der Regel an PHK N. und nicht an KHK H. . Im Anschluss an ihre Elternzeit habe Frau T1. ihren Dienst in Teilzeit ausgeübt. In diesen Vakanzzeiten sei der Dienstposten ebenfalls nicht anteilig neu bzw. kommissarisch besetzt worden. Noch am 13. Oktober 2016 und am 14. Februar 2017 habe KHK H. dem Kläger mitgeteilt, er sei noch immer kein offizieller Vertreter der Modulgruppenleiterin.

In einem Gespräch am 10. Mai 2017 habe KHK H. ihm, dem Kläger, ferner mitgeteilt, er beabsichtige, im zu erstellenden Beurteilungsbeitrag die Einzelmerkmale durchgehend mit 4 Punkten zu beurteilen. Bei einem weiteren Gespräch am 31. Mai 2017 habe KHK H. ihm sodann mitgeteilt, dass er ihn lediglich - wie geschehen - mit dreimal 4 Punkten und viermal 3 Punkten beurteilen werde, da ihm dies von PHKin T1. als Vorgabe gemacht worden sei.

Im Rahmen des Beurteilungsgespräches am 7. Juni 2017 bei der Erstbeurteilerin PHKin T1. sei erklärt worden, dass sowohl diese als auch KHK H1. ihn im Gesamturteil mit 4 Punkten hätten bewerten wollen. Hiergegen habe sich allerdings POR B. ausgesprochen. Grund für diese Haltung sei gewesen, dass er, der Kläger, vorzeitig das LAFP verlasse und man sich Fragen aussetze, wenn man "gute 4er Kandidaten" frühzeitig gehen lasse. Bei der Eröffnung der Beurteilung m 25. September 2017 habe PHKin T1. zu den erfolgten Herabsetzungen ergänzend erklärt, dass die Fortbildungsstelle des LAFP noch zwei dienstliche Beurteilungen im quotierten Bereich benötige. Daher sei er leider ein Quotenopfer. Im Rahmen dieses Gesprächs sei auch zur Sprache gekommen, dass mit dem Kläger weder ein Mitarbeitergespräch geführt worden sei noch bei ihm ein Unterrichtsbesuch stattgefunden habe. Der gegenteilige Vortrag des beklagten Landes sei falsch. Der Kläger habe vielmehr PHKin T1. mehrfach, unter anderem am 20. September 2016, darauf angesprochen, ob sie nicht einmal einen seiner Unterrichte besuchen wolle. Dergleichen sei nämlich grundsätzlich einmal jährlich vorgesehen. PHKin T2. habe ihm mitgeteilt, am 22. September 2016 seinen Unterricht besuchen zu wollen, was aber nicht geschehen sei. Auch andere Fachlehrer könnten bestätigen, dass keine Unterrichtsbesuche stattgefunden hätten. Ebenso falsch sei, dass die Erstbeurteilerin vielfach gemeinsam mit dem Kläger Unterricht durchgeführt haben wolle. Dies sei nicht einmal geschehen. Die Erstbeurteilerin habe daher kein umfängliches Bild über die von ihm im Beurteilungszeitraum gezeigten Leistungen gewinnen können. Auch werde bestritten, dass PHKin T1. wegen „erkennbarer leichter Schwierigkeiten" des Klägers im Umgang mit seinem vorgesetzten Dezernatsleiter deutlich intensiveren Kontakt in Form von Mitarbeitergesprächen zu ihm, dem Kläger, gehabt habe. Inwieweit er, der Kläger, größere Schwierigkeiten als andere Lehrende mit den Vorstellungen von POR B. gehabt haben solle, sei nicht nachzuvollziehen. Er habe während des Beurteilungszeitraums allenfalls drei kurze Gespräche mit diesem geführt.

Ferner sei ihm, dem Kläger, bereits am 6. Oktober 2016 mitgeteilt worden, es werde sich negativ auf seine dienstliche Beurteilung auswirken, dass er das LAFP verlassen wolle.

Der Senat hat in der mündlichen Verhandlung am 27. Januar 2021 Beweis erhoben durch Vernehmung von PHKin T1. als Zeugin. Wegen der Einzelheiten der Beweisaufnahme wird auf das Sitzungsprotokoll Bezug genommen.

Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstandes wird auf den Inhalt der Gerichtsakte und der beigezogenen Verwaltungsvorgänge Bezug genommen.

Entscheidungsgründe:

Die Berufung des beklagten Landes bleibt ohne Erfolg. Die dem angefochtenen Urteil zu Grunde liegende Klage ist, wie das Verwaltungsgericht entschieden hat, als allgemeine Leistungsklage zulässig und auch begründet. Die dem Kläger erteilte dienstliche Beurteilung vom 14. Juni 2017 ist rechtswidrig und verletzt diesen in seinen Rechten. Er kann daher beanspruchen, dass sie aufgehoben und die Beurteilung für den Zeitraum vom 1. Juni 2014 bis zum 31. Mai 2017 unter Beachtung der Rechtsauffassung des Senats neu erstellt wird.

Dienstliche Beurteilungen sind nach ständiger Rechtsprechung verwaltungsgerichtlich nur beschränkt überprüfbar. Allein der Dienstherr oder der für ihn handelnde jeweilige Vorgesetzte soll nach dem erkennbaren Sinn der Regelungen über die dienstliche Beurteilung ein persönlichkeitsbedingtes Werturteil darüber abgeben, ob und inwieweit eine Beamtin oder ein Beamter

- im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige Verwendung der männlichen und weiblichen Sprachform verzichtet und gilt die männliche Sprachform für beide Geschlechter -

den - ebenfalls grundsätzlich vom Dienstherrn zu bestimmenden - zahlreichen fachlichen und persönlichen Anforderungen seines Amtes und seiner Laufbahn entspricht. Die verwaltungsgerichtliche Rechtmäßigkeitskontrolle hat sich darauf zu beschränken, ob die Verwaltung den anzuwendenden Begriff oder den gesetzlichen Rahmen, in dem sie sich frei bewegen kann, verkannt hat oder ob sie von einem unrichtigen Sachverhalt ausgegangen ist, allgemeingültige Wertmaßstäbe nicht beachtet, sachfremde Erwägungen angestellt oder gegen Verfahrensvorschriften verstoßen hat.

Vgl. etwa BVerwG, Urteile vom 2. März 2017

- 2 C 21.16 -, BVerwGE 157, 366 = juris Rn. 15, und vom 17. September 2015 - 2 C 27.14 -, BVerwGE 153, 48 = juris Rn. 9.

Hat der Dienstherr Richtlinien für die Erstellung dienstlicher Beurteilungen erlassen, sind die Beurteiler an diese Richtlinien hinsichtlich des anzuwendenden Verfahrens und der einzuhaltenden Maßstäbe gebunden. Das Gericht hat deshalb auch zu kontrollieren, ob die Richtlinien eingehalten sind, ob sie im Rahmen der gesetzlichen Ermächtigung verbleiben und ob sie auch sonst mit den gesetzlichen Vorschriften in Einklang stehen.

Vgl. nur BVerwG, Urteil vom 27. November 2014 - 2 A 10.13 -, BVerwGE 150, 359 = juris Rn. 14 f. m. w. N.

Maßgeblich für die Beurteilung der Rechtmäßigkeit einer dienstlichen Regelbeurteilung ist die Sach- und Rechtslage zum Beurteilungsstichtag.

BVerwG, Urteil vom 17. September 2015 - 2 C 27.14 -, a. a. O. Rn. 40.

Im Streitfall sind mithin die Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Bereich der Polizei, Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales - 403-26.00.05 - vom 29. Februar 2016, MBl. NRW. 2016, 226 (im Folgenden: BRL Pol) zugrunde zu legen.

Hiervon ausgehend greift der überwiegende Teil der vom Kläger erhobenen Beanstandungen nicht durch (1. bis 5.). Die dienstliche Beurteilung des Klägers vom 14. Juli 2017 erweist sich jedoch als rechtswidrig, weil die Erstbeurteilerin bei ihrem Beurteilungsvorschlag davon ausgegangen ist, den Kläger nicht mit 4 oder 5 Punkten im Gesamturteil beurteilen zu können (6.).

1. Es führt nicht zur Rechtswidrigkeit der streitgegenständlichen Beurteilung, dass ihr Gesamturteil nicht gesondert begründet worden ist, dass den Einzelmerkmalen für die Ermittlung des Gesamturteils jeweils gleiches Gewicht beigemessen worden ist und dass einzelne Behörden oder Dienststellen von den Vorgaben des Dienstherrn für die Erstellung von Regelbeurteilungen abwichen sein mögen.

Hierzu hat das Bundesverwaltungsgericht - bezogen auf die auch hier zugrunde liegenden Beurteilungsrichtlinien in ihrer Vorfassung - in den Urteilen vom 9. Mai 2019 - 2 C 1.18 - und vom 17. September 2020 - 2 C 2.20 - ausgeführt, einer Begründung des Gesamturteils bei einer im sog. Ankreuzverfahren oder allein anhand von Zahlen- oder Buchstabenwerten erstellten dienstlichen Beurteilung bedürfe es nicht, wenn diese eine vergleichsweise geringe Zahl von Einzelmerkmalen (hier: sieben) betreffe, denen der Dienstherr zulässigerweise eine gleich große Bedeutung (dasselbe Gewicht) zumesse.

Urteil vom 9. Mai 2019 - 2 C 1.18 -, BVerwGE 165, 305 = juris Rn. 65 f.; Urteil vom 17. September 2020 - 2 C 2.20 -, juris Rn. 27.

Die Gleichgewichtung aller sieben Einzelmerkmale sei möglich und zulässig; sie ergebe sich aus der zugrunde liegenden Beurteilungsrichtlinie bzw. aus dem Vortrag der Vertreter des beklagten Landes.

Urteil vom 9. Mai 2019 - 2 C 1.18 -, a. a. O. Rn. 65 f; Urteil vom 17. September 2020 - 2 C 2.20 -, a. a. O. Rn. 23 ff.

Darüber hinaus berühre es nicht die Rechtmäßigkeit der dienstlichen Beurteilungen derjenigen Behörden oder Dienststellen, die den Vorgaben des Dienstherrn gefolgt seien, wenn einzelne Behörden oder Dienststellen von den Vorgaben des Dienstherrn für die Erstellung von Regelbeurteilungen abwichen.

Urteil vom 17. September 2020 - 2 C 2.20 -, a. a. O. Rn. 31.

Der Senat schließt sich dem an und verweist wegen der Einzelheiten auf die Ausführungen des Bundesverwaltungsgerichts.

2. Der Umstand, dass die Leistungen des Klägers in der Zeit vom 1. Juni bis zum 31. August 2014, in der er beim Polizeipräsidium C. auf der Autobahnwache T. eingesetzt gewesen ist, keine Berücksichtigung in der streitbefangenen dienstlichen Beurteilung gefunden haben, begründet ebenfalls nicht deren Rechtswidrigkeit. Nach Ziff. 3.5.1 Abs. 2 BRL Pol kann auf Beurteilungsbeiträge verzichtet werden, wenn der relevante Zeitraum weniger als sechs Monate umfasst, es sei denn, die wahrgenommenen Aufgaben sind wesentlich für die Beurteilung. Danach konnte der Zeitraum außer Betracht bleiben. Er erfasst nur drei Monate und damit nur die Hälfte des in Ziff. 3.5.1 Abs. 2 BRL Pol genannten Zeitraums; überdies war der Kläger vom 25. Juni 2014 bis zum 24. August 2014 in Elternzeit, so dass tatsächlich nur rund ein Monat dienstlicher Tätigkeit unberücksichtigt ist. Dass die in diesem kurzen Zeitraum wahrgenommenen Aufgaben wesentlich für die Beurteilung gewesen wären, ist weder vorgetragen noch sonst anzunehmen.

3. Ebenso wenig ist von Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der dienstlichen Beurteilung, wenn Personal- oder Jahresgespräche zu seinem Leistungsstand mit dem Kläger nicht geführt worden sind.

BVerwG, Beschlüsse vom 16. April 2013 - 2 B 134.11 -, IÖD 2013, 146 = juris Rn. 16, und vom 25. Oktober 2011 - 1 WB 51.10 -, BVerwGE 141, 113 = juris Rn. 29 ff.; Nds. OVG, Beschluss vom 29. Juli 2015 - 5 ME 107/15 -, ZBR 2016, 51 = juris Rn. 16 m. w. N.

Läge hierin ein Verfahrensfehler, wäre er einer Heilung im Übrigen nicht zugänglich. Der Beamte könnte auch bei einer Neufassung nur hinsichtlich seiner tatsächlich gezeigten Leistungen beurteilt werden, ohne dass hypothetisch unterstellt werden dürfte, dass diese sich unter dem Einfluss des oder der unterbliebenen Gespräche in beurteilungsrelevanter Weise verbessert hätten.

BVerwG, Beschluss vom 25. Oktober 2011 ‑ 1 WB 51.10 -, a. a. O. Rn. 32; OVG NRW, Beschluss vom 21. Juli 2016 - 1 A 2576/15 -, juris Rn. 19; Bodanowitz, in: Schnellenbach/

Bodanowitz, Die dienstliche Beurteilung der Beamten und der Richter, 69. Aktualisierung 10/2020, 3. Anhörung des Beamten Rn. 317a.

4. Der vom Kläger hervorgehobene Umstand, er habe in der Zeit des Mutterschutzes und der Elternzeit von PHKin T1. keinen Vorgesetzten gehabt, führt gleichfalls auf keinen Rechtsfehler der dienstlichen Beurteilung. Das Vorhandensein einer bzw. eines (formell bestimmten) Vorgesetzten für den gesamten Beurteilungszeitraum ist für sich genommen nicht zwingende Rechtmäßigkeitsvoraussetzung einer dienstlichen Beurteilung. Erst recht ist nicht erforderlich, dass diese(r) in Vollzeit tätig ist, solange er - wovon aber regelmäßig auszugehen sein wird - über ausreichende Arbeitskontakte zum zu Beurteilenden verfügt, um sich ein Bild über dessen Leistungen machen zu können. Nach Ziff. 9.3 Abs. 2 BRL Pol soll allerdings ein Vorgesetzter (mindestens des gehobenen Dienstes) der oder des zu Beurteilenden mit der Erstellung eines Beurteilungsvorschlags (Erstbeurteilung) beauftragt werden, der mit dem zu Beurteilenden nicht in Beförderungskonkurrenz steht. Dass PHKin T1. als Vorgesetzte im Zeitpunkt der Erstellung der Erstbeurteilung für diese zuständig war, steht aber nicht in Frage und wird auch vom Kläger nicht in Zweifel gezogen.

Abgesehen davon hat das beklagte Land durch Vorlage der Verfügungen vom 1. Juli 2015 und vom 27. April 2017 hinreichend nachgewiesen, dass KHK H. jedenfalls für die Zeit ab dem 4. Juli 2015 formell zum Vertreter von PHKin T1. und zum Erstbeurteiler bestellt war.

5. Der Senat ist ferner zur Überzeugung gelangt, dass PHKin T1. über die für die Erstellung der Beurteilung erforderliche Erkenntnisgrundlage - insbesondere im Hinblick auf die Leistung des Klägers als Lehrender - verfügt hat. Sie hat in der mündlichen Verhandlung als Zeugin in authentischer, anschaulicher und auch sonst glaubhafter Weise erläutert, inwieweit sie aufgrund der besonderen Ausgestaltung der Unterrichtung in T. immer wieder Gelegenheit hatte, den Unterricht der Lehrenden zu beobachten, und sie diese Gelegenheit auch im Falle des Klägers wahrgenommen hat.

6. Die streitgegenständliche dienstliche Beurteilung ist aber rechtsfehlerhaft, weil nach dem Ergebnis der Beweisaufnahme PHKin T1. bei Erstellung der Erstbeurteilung an die Vorgabe gebunden war, den Kläger nicht besser als mit 3 Punkten im Gesamturteil zu bewerten. Dies steht nicht in Einklang mit den maßgeblichen Bestimmungen der BRL Pol.

Ziff. 9.1.1 BRL Pol bestimmt für die Erstbeurteilung unter anderem, dass die Erstbeurteilerin oder der Erstbeurteiler zu Beginn des Beurteilungsverfahrens mit der Beamtin oder dem Beamten ein Gespräch zu führen hat (Abs. 1 Satz 1). In ihm soll das Eignungs-, Befähigungs- und Leistungsbild, das die Beurteilerin oder der Beurteiler innerhalb des Beurteilungszeitraumes gewonnen hat, mit der eigenen Einschätzung abgeglichen werden (Abs. 1 Satz 2). Die Beamtin oder der Beamte soll die Möglichkeit haben, die für die Beurteilung wichtigen Punkte darzulegen (Abs. 2 Satz 1). Die Erstbeurteilerin oder der Erstbeurteiler beurteilt unabhängig und ist nicht an Weisungen gebunden (Abs. 3 Satz 1). Sie oder er hat nach eigenen Kenntnissen und Erfahrungen zu beurteilen (Abs. 4 Satz 1). Unabhängig davon sind vor der Erstellung des Beurteilungsvorschlags Gespräche der Vorgesetzten mit den Erstbeurteilerinnen und Erstbeurteilern mit dem Ziel der Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe zulässig und sinnvoll (Abs. 4 Satz 2). Nach Ziff. 9.1.1 Abs. 5 BRL Pol ist der Beurteilungsvorschlag zu unterzeichnen und der oder dem Schlusszeichnenden auf dem Dienstweg zur abschließenden Beurteilung vorzulegen. Die Vorgesetzten der Erstbeurteilerinnen und Erstbeurteiler erörtern diesen Vorschlag mit ihren Vorgesetzten. Dabei ist auch zu berücksichtigen, inwieweit die oder der zu Beurteilende im Vergleich zu anderen ihnen unterstehenden Beamtinnen und Beamten der Vergleichsgruppe den Anforderungen entsprochen hat.

Ziff. 9.2 BRL Pol bestimmt weiter zur Schlusszeichnung, dass die oder der Schlusszeichnende zur Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe verpflichtet ist und bei Regelbeurteilungen die zur einheitlichen Anwendung festgelegten Richtsätze berücksichtigen soll (Abs. 1). Sie oder er entscheidet abschließend über die Beurteilung der Merkmale sowie über das Gesamturteil. Hierzu zieht sie oder er zur Beratung weitere personen- und sachkundige Bedienstete, unter anderem die Gleichstellungsbeauftragte, heran (Beurteilerbesprechung). Die Beurteilungen sind in der Beurteilerbesprechung mit dem Ziel zu erörtern, leistungsgerecht abgestufte und untereinander vergleichbare Beurteilungen zu erreichen. Hat die oder der Schlusszeichnende keinen Anlass, von dem Beurteilungsvorschlag abzuweichen, schließt sie oder er sich der Erstbeurteilung an (Abs. 2). Stimmen Erst- und Endbeurteilung bei der Bewertung der Merkmale und des Gesamturteils nicht überein, so hat die oder der Schlusszeichnende die abweichende Beurteilung zu begründen (Abs. 3 Satz 1).

An den Anfang des Beurteilungsverfahrens ist demnach das Beurteilungsgespräch gestellt. Nur so kann das Gespräch auch seine Funktion erfüllen, wie sie in Ziff. 9.1.1 Abs. 1 Satz 2 BRL Pol zutreffend beschreiben ist, nämlich den Eindruck des Beurteilers vom Eignungs-, Befähigungs- und Leistungsbild des Beamten mit dessen Selbsteinschätzung abzugleichen.

Vgl. auch Bodanowitz, in: Schnellenbach/ Bodanowitz, Die dienstliche Beurteilung der Beamten und der Richter, a. a. O., 3. Anhörung des Beamten Rn. 317a.

Auch unabhängig von einer solchen Regelung in Beurteilungsrichtlinien ist es ein aus dem Grundsatz des fairen Verfahrens folgendes Erfordernis, dass der zu Beurteilende Gelegenheit erhält, zu den Grundlagen der über ihn zu erstellenden dienstlichen Beurteilung Stellung zu nehmen.

OVG NRW, Beschluss vom 29. Januar 2013 ‑ 6 A 287/11 -, n.v.

In dem Beurteilungsgespräch muss mithin dem Beamten die Gelegenheit gegeben sein, Umstände zur Sprache zu bringen, die für die Bewertung seines Leistungsbildes von Bedeutung sein können, von dem Beurteiler aber aus seiner Sicht unzureichend gewürdigt worden sind. Es erschöpft sich nicht in einem bloßen Gegenüberstellen von Einschätzungen, sondern schließt die Möglichkeit von Erläuterungen und Diskussionen einander widersprechender Wahrnehmungen ein.

OVG NRW, Beschlüsse vom 20. Januar 2009 ‑ 6 B 1642/08 -, DÖV 2009, 376 = juris Rn. 4, und vom 12. Juni 2014 - 1 B 271/14 -, IÖD 2014, 203 = juris Rn. 8 m. w. N.

Anders als bei der nachträglichen Eröffnung der Beurteilung muss prinzipiell also noch eine Beeinflussung des Beurteilungsergebnisses möglich sein; dieses darf noch nicht unverrückbar feststehen.

Im Weiteren erstellt der Erstbeurteiler sodann auf der Grundlage seiner im Beurteilungszeitraum gewonnen Erfahrungen und unter Einbeziehung der Erkenntnisse aus dem Beurteilungsgespräch unabhängig und weisungsfrei (so Ziff. 9.1.1 Abs. 3 Satz 1 BRL Pol) den Beurteilungsvorschlag (so die Überschrift zu Ziff. 9.1 BRL Pol) resp. die Erstbeurteilung (so die Überschrift zu Ziff. 9.1.1 BRL Pol). Es ist möglich, dass dem eine sogenannte Maßstabsbesprechung vorausgeht, die aber nur dazu dienen darf, die Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe zu gewährleisten (Ziff. 9.1.1 Abs. 4 Satz 2 BRL Pol); soweit dort bereits Leistungseinschätzungen diskutiert werden, muss klar bleiben, dass verbindliche Festlegungen von Beurteilungsergebnissen noch nicht erfolgen. Es ist sodann nach Ziff. 9.2 BRL Pol Aufgabe des Schlusszeichnenden, unter Berücksichtigung der festgelegten Richtsätze die Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe sicherzustellen. Soweit er dabei zu einer anderen Bewertung gelangt als der Erstbeurteiler, kann - was in der Regel zu einer Absenkung führt - der Schlusszeichnende die Beurteilung ändern, muss dies aber begründen (Ziff. 9.2 Abs. 3 BRL Pol).

Bei dieser Verfahrensweise ist es Aufgabe und zugleich Verantwortung des Erstbeurteilers, eine möglichst vollständige, ihm aus eigener Anschauung bekannte Feststellung der tatsächlichen Beurteilungsgegenstände und deren unbeeinflusste Bewertung aus der Perspektive des unmittelbaren Vorgesetzten für die ihm anvertrauten Mitarbeiter zu gewährleisten. Hierbei darf der Erstbeurteiler zwar die ihm vermittelten Beurteilungsmaßstäbe nicht außer Acht lassen (vgl. Ziff. 9.1 Abs. 4 Satz 2 BRL Pol). Gleichwohl ist es aber nicht seine Aufgabe und auch sonst auf dieser Ebene nicht vorgesehen, bereits eine Vergleichbarkeit mit den Erstbeurteilungen der übrigen Beamten der Vergleichsgruppe herzustellen. Hierfür ist der Erstbeurteiler nach der Konzeption der BRL Pol nicht zuständig und in der Folge auch nicht verantwortlich. Beides obliegt vielmehr dem Endbeurteiler, der die letztverantwortliche Entscheidung über das Beurteilungsergebnis trifft und über den erforderlichen Überblick über die Vergleichsgruppe verfügt.

Vgl. OVG NRW, Beschluss vom 28. Juli 2016 ‑ 6 B 779/16 -, NWVBl 2017, 36 = juris Rn. 8 ff. m. w. N.

Mit diesen Vorgaben ist - wie der Senat zu vergleichbaren Fallgestaltungen bereits mehrfach entschieden hat -

vgl. etwa OVG NRW, Beschluss vom 28. Juli 2016 - 6 B 779/16 -, a. a. O.,

die Verfahrensweise im Streitfall ersichtlich unvereinbar. Nach der auch insoweit ohne Weiteres glaubhaften Schilderung von PHKin T1. wurde bereits in der vor dem eigentlichen Beurteilungsverfahren durchgeführten Besprechung festgelegt, welchen Beamten eine Beurteilung "im quotierten Bereich" erteilt werden sollte. Gemeint sind damit Beurteilungen, die mit einem Gesamturteil von 4 oder 5 Punkten abschließen (vgl. § 8 Abs. 3 Satz 1 LVO NRW i.V.m. § 1 Abs. 2 LVO Pol, wonach der Anteil der Beamten einer Vergleichsgruppe bei der besten Note 10 Prozent und bei der zweitbesten Note 20 Prozent nicht überschreiten soll, sowie Ziff. 6.2, 8.2.2 BRL Pol). Dies ergibt sich zweifelsfrei aus den Bekundungen der Zeugin, sie habe dem Kläger keine Beurteilung mit einem Gesamturteil von 4 Punkten erteilt, weil die Quote ausgeschöpft gewesen sei; es habe zwar nicht vor, aber nach der bereits vor den Beurteilungsgesprächen durchgeführten Besprechung festgestanden, welche Beamten mit einem Gesamturteil von 4 und 5 Punkten beurteilt werden würden. Aufgrund dessen habe sie sich gehindert gesehen, den Kläger besser als mit 3 Punkten im Gesamturteil zu beurteilen, was sie ansonsten jedoch möglicherweise getan hätte. Die vorerwähnte Besprechung diente demnach entgegen Ziff. 9.1.1 Abs. 4 Satz 2 BRL Pol nicht lediglich der Wahrung einheitlicher Maßstäbe, sondern bereits der verbindlichen Festlegung jedenfalls eines erheblichen Teils der Beurteilungsergebnisse, nämlich (mit der möglichen, praktisch aber selten vorkommenden Ausnahme von Gesamturteilen von unter 3 Punkten) der Gesamturteile. Das Beurteilungsgespräch wurde auf diese Weise seiner vorstehend beschriebenen Funktion weitgehend beraubt; die Erstbeurteiler konnten ferner entgegen Ziff. 9.1.1 Abs. 3 Satz 1 BRL Pol nicht unabhängig, weisungsfrei und nach ihrer wahren Auffassung den Beurteilungsvorschlag verfassen. Die dem Schlusszeichnenden aufgrund seines Überblicks über die gesamte Vergleichsgruppe zukommende Aufgabe, die Anwendung gleicher Maßstäbe sicherzustellen und dazu die Ergebnisse erforderlichenfalls anzupassen (Ziff. 9.2 BRL Pol), wurde systemwidrig in weiten Teilen auf die Erstbeurteiler verlagert.

Es rechtfertigt entgegen der Auffassung des beklagten Landes keine abweichende Bewertung, dass vor der eingangs des Beurteilungsverfahrens durchgeführten Besprechung noch offen gewesen sein mag, welche Beamten mit einer Beurteilung "im quotierten Bereich" rechnen konnten, dass in jener Besprechung sämtliche Erstbeurteiler hierzu Vorschläge machen konnten, dass ferner alle Erstbeurteiler gewisse Erkenntnisse auch zu den Leistungen von ihnen nicht zu beurteilender Beamter hatten oder zumindest haben konnten und dass auch PHKin T1. erreicht hat, dass von ihr zu beurteilende Beamte eine Beurteilung mit 4 Punkten im Gesamturteil erhielten. Dies alles führt nicht daran vorbei, dass mit der im Streitfall gewählten Verfahrensweise das Beurteilungsgespräch die ihm zugedachte Funktion nicht mehr erfüllen konnte, die Erstbeurteiler bei Erstellung des Beurteilungsvorschlags nicht mehr unabhängig und weisungsfrei entscheiden konnten und die Aufgabe des Schlusszeichnenden, sicherzustellen, dass die Beurteilungen unter Anwendung gleicher Maßstäbe für die gesamte Vergleichsgruppe erstellt werden, auf die Erstbeurteiler verlagert war.

Der festgestellte Rechtsfehler war schließlich nicht auswirkungslos.

Vgl. dazu OVG NRW, Urteil vom 7. Juli 2015 ‑ 6 A 360/14 -, ZBR 2016, 57 = juris Rn. 55; Beschlüsse vom 29. Oktober 2019 - 6 A 3974/18 -, juris Rn. 62, und vom 18. Oktober 2013 - 1 A 457/12 -, juris Rn. 3 m. w. N.; OVG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 24. September 2018 - OVG 10 S 29.18 -, juris Rn. 15.

PKHin T1. hat bekundet, sie hätte den Kläger möglicherweise mit einem Gesamturteil von 4 Punkten beurteilt, wenn sie sich nicht durch die bestehenden Vorgaben daran gehindert gesehen hätte.

7. Der Senat konnte angesichts dessen darauf verzichten aufzuklären, ob ein weiterer Rechtsfehler der Beurteilung darin liegt, dass KHK H. , der Ersteller des Beurteilungsbeitrags (Ziff. 3.5.1 f. BRL Pol), dabei in ähnlicher Weise wie PHKin T1. an Vorgaben gebunden war.

Die Kostenentscheidung beruht auf § 154 Abs. 2 VwGO. Die Entscheidung über die vorläufige Vollstreckbarkeit ist nach § 167 VwGO in Verbindung mit § 708 Nr. 11, § 711 ZPO erfolgt.

Die Revision ist nicht zuzulassen, da die Voraussetzungen der §§ 132 VwGO, 127 BRRG nicht vorliegen.