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G r ü n d e:

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I.              Mit der im Mai 2012 erhobenen Klage hat der Kläger Prozesskostenhilfe beantragt, verbunden mit der Ankündigung, die Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse nachzureichen.

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Im Gütetermin am 05.07.2012 schlossen die Parteien einen Teilvergleich. Hinsichtlich des nichterledigten Teils wurde das Verfahren auf Antrag der Parteien ruhend gestellt.

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Mit Schriftsatz vom 24.07.2012 bat der Kläger unter Vorlage des Arbeitslosengeldbescheids erneut um Bewilligung von Prozesskostenhilfe.

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In einem Parallelverfahren der Parteien (Arbeitsgericht Aachen -2 Ca 4084/11 -) hatte der Kläger Prozesskostenhilfe unter Vorlage einer Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse beantragt. Ihm wurde in diesem Rechtsstreit mit Beschluss vom 30.07.2012 ratenfreie Prozesskostenhilfe bewilligt.

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Am 08.01.2013 erkundigte sich das Arbeitsgericht beim Kläger, ob er den Prozesskostenhilfeantrag im vorliegenden Verfahren aufrecht erhält. Für diesen Fall bat das Gericht um die Vorlage eines aktuellen Einkommensnachweises.

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Das Verfahren wurde mit Gütetermin vom 26.02.2013 fortgesetzt. Der Kläger überreichte einen Arbeitslosengeldbescheid sowie einen Kontoauszug zu den Gerichtsakten und bat erneut um Entscheidung über den Prozesskostenhilfeantrag. Das Gericht unterbreitete den Parteien einen Vergleichsvorschlag und stellte das Verfahren terminlos.

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Mit Schreiben vom 18.03.2013 hat der Kläger den Vergleichsvorschlag des Gerichts angenommen und gebeten, die Prozesskostenhilfe auch für den Vergleich zu bewilligen.

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Mit Beschluss vom 19.03.2013 hat das Arbeitsgericht das Zustandekommen des Vergleichs durch Beschluss festgestellt.

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Mit Schreiben vom 21.02.2013 hat der Kläger auf den vorgelegten Bescheid der Bundesagentur für Arbeit hingewiesen, weitere Unterlagen besitze er nicht. Unter dem 22.03.2013 (Abvermerk: 26.03.2013) verfügte die damalige Vorsitzende der Kammer, dass der Kläger binnen drei Wochen eine Erklärung über die persönlichen und wirtschaftliche Verhältnisse einreichen möge, da eine solche bislang nicht vorliege.

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Mit Schreiben vom 25.04.2013 empfahl das Gericht die Rücknahme des Prozesskostenhilfeantrags, da nach Abschluss des Verfahrens eine Prozesskostenhilfe nicht mehr gewährt werden könne und das Formblatt trotz Hinweis nicht übermittelt worden sei. Noch bevor dieses Schreiben vom Gericht versendet wurde, ging am 26.04.2013 die Erklärung des Klägers über seine persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse vom 20.04.2013 nebst Belegen ein. Nach Erhalt des gerichtlichen Schreibens hat der Kläger mit Schriftsatz vom 15.05.2013 darauf hingewiesen, dass er bereits sämtliche Unterlagen in dem Parallelverfahren vorgelegt hatte.

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Das Arbeitsgericht hat mit Beschluss vom 17.05.2013 den Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe zurückgewiesen. Zur Begründung hat es im Wesentlichen ausgeführt, dass die Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse erst nach Beendigung des Verfahrens beigebracht worden sei. Die Erklärung im Parallelverfahren sei bereits deshalb nicht maßgeblich, weil sie aus dem November 2011 stamme.

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Gegen den ihm am 29.05.2013 zugestellten Beschluss hat der Kläger unter dem 18.06.2012 sofortige Beschwerde eingelegt. Das Arbeitsgericht hat der Beschwerde nicht abgeholfen und sie dem Landesarbeitsgericht zur Entscheidung vorgelegt.

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Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstandes wird ergänzend auf den Inhalt der Verfahrens- sowie der PKH-Akte Bezug genommen.

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II.              Die nach § 127 Abs. 2 Satz 2 ZPO statthafte und form- und fristgerecht eingelegte sofortige Beschwerde ist begründet.

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1.              Das Arbeitsgericht hat rechtsfehlerhaft die nachgereichte Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse vom 20.04.2013 nebst Belegen nicht berücksichtigt.

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a)              Grundsätzlich muss der vollständige Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe mit dem ordnungsgemäß ausgefüllten Antragsvordruck(§ 117 Abs. 3, Abs. 4 ZPO) und allen Unterlagen bis zum Abschluss der Instanz oder des Verfahrens beim zuständigen Gericht vorliegen. Über einen rechtzeitig eingereichten Prozesskostenhilfeantrag mit unvollständigen Angaben und Unterlagen kann allerdings noch nach Abschluss der Instanz bzw. des Verfahrens ausnahmsweise positiv entschieden werden, wenn das Gericht eine Frist zur Nachreichung der fehlenden Unterlagen und Belege gesetzt hat. Soweit dem Antragsteller eine solche gerichtliche Nachfrist, die nach dem Ende der Instanz liegt, wirksam gesetzt worden ist, muss diese Nachfrist - anders als eine vor dem Ende der Instanz ablaufende Nachfrist - eingehalten werden. Eine Verletzung der Mitwirkungspflicht führt zum Verlust des Anspruchs auf Prozesskostenhilfebewilligung und Anwaltsbeiordnung. Nach Fristablauf eingehende Angaben, Belege oder Unterlagen können grundsätzlich nicht mehr im Beschwerdeverfahren berücksichtigt werden (LAG Köln, Beschl. v. 06.05.2010 – 11 Ta 114/10 – m.w.N.). Die Wirkung einer nach §§ 118 Abs. 2 Satz 4 ZPO gesetzten Nachfrist als endgültiger Ausschlussfrist nach Instanzende greift indessen nur ein, wenn die Frist ordnungsgemäß gesetzt wurde, was wiederum Amtszustellung nach § 329 ZPO voraussetzt (LAG Köln, Beschl. v. 13.03.2009 - 4 Ta 76/09 - m.w.N.).

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Die vom Arbeitsgericht gesetzte Nachfrist war zum Zeitpunkt der Entscheidung des Arbeitsgerichts noch nicht abgelaufen, denn die Fristsetzung erfolgte formlos, eine förmliche Zustellung wurde von der damaligen Vorsitzenden nicht veranlasst. Die Bewilligung der Prozesskostenhilfe kann daher nicht wegen Nichtvorlage der Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse innerhalb der gesetzten dreiwöchigen Nachfrist abgelehnt werden.

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b)              Darüber hinaus kann der Beschluss des Arbeitsgerichts keinen Bestand haben, weil die Zurückweisung von Unterlagen mit der Begründung, sie seien nicht vor Instanzende oder der gesetzten Nachfrist vorgelegt worden, voraussetzt, dass das Arbeitsgericht seinerseits das Prozesskostenhilfegesuch ordnungsgemäß behandelt hat. Es ist aus dem Gebot der prozessualen Fairness verpflichtet, den Antragsteller rechtzeitig unter Fristsetzung auf die Mängel des Gesuchs hinzuweisen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Antragsteller vor Instanzende ausdrücklich das Gericht daran erinnert hat, über das Gesuch zu entscheiden (LAG Köln, Beschl. v. 30.01.2008 - 9 Ta 24/08 - m.w.N.). Aus dem Gebot eines fairen Verfahrens gemäß Art. 2 Abs. 1,20 Abs. 3 GG folgt u.a., dass das Gericht aus eigenen oder ihm zuzurechnenden Fehlern, Unklarheiten oder Versäumnissen keine Verfahrensnachteile ableiten darf (BVerfG, Beschl. v. 18.07.2013 - 1 BvR 1623/11 – m.w.N.).

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Das Arbeitsgericht sah sich während der gesamten Verfahrensdauer von über neun Monaten nicht veranlasst, den Kläger auf die fehlende Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse als aus seiner Sicht positive Entscheidungsvoraussetzung für die Gewährung von Prozesskostenhilfe hinzuweisen. Hierzu wäre es jedoch aufgrund der ihm obliegenden Fürsorgepflicht (vgl.: Kalthoener/Büttner/Wrobel-Sachs, 4. Auflage, Rdn. 148 m.w.N.) verpflichtet gewesen. Der Kläger hatte mehrfach erfolglos um Entscheidung seines Gesuchs gebeten. Wie dem erstinstanzlichen Vortrag sowie der Beschwerdebegründung nachvollziehbar zu entnehmen ist, ging der Kläger irrig davon aus, dass es einer gesonderten Vorlage der Erklärung nicht bedurfte, weil er diese im Parallelverfahren vorgelegt hatte. Das Arbeitsgericht hat ihn in seinem Irrtum bestärkt, wenn es mit Schreiben vom 08.01.2013 lediglich die Vorlage eines aktuellen Einkommensnachweises begehrte und im Termin am 26.02.2013 die überreichten und zuvor angeforderten Unterlagen kommentarlos entgegen nahm. Die Annahme, Prozesskostenhilfe könne auch ohne Vorlage des Formblatts gewährt werden, ist nicht gänzlich ausgeschlossen. In Ausnahmefällen kann die Vorlage entbehrlich sein, denn die Benutzung des Formulars ist keine prozessuale oder materielle Entscheidungsvoraussetzung, sondern dient nur der Entlastung des Gerichts (BGH, Beschl. v. 08.04.1987 - IVb ZB 77/87 -; OLG Köln, Beschl. v. 30.03.2006 - 4 WF 50/06 -). Der entstandenen Unklarheit hätte das Gericht rechtzeitig mit einem klaren Hinweis begegnen müssen, um dem Gebot des fairen Verfahrens und dem Anspruch auf rechtliches Gehör (Art. 103 Abs. 1 GG) gerecht zu werden.

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c)              Zusammenfassend ist daher festzustellen, dass das Arbeitsgericht zu Unrecht das Prozesskostenhilfegesuch wegen verspäteter Abgabe der Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse zurückgewiesen hat. Es wird nunmehr zu entscheiden haben, ob die Rechtsverfolgung hinreichende Aussicht auf Erfolg bot und der Kläger bedürftig ist.

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2.              Gegen diese Entscheidung ist ein weiteres Rechtsmittel nicht gegeben. Die gesetzlich normierten Voraussetzungen für die Zulassung einer Rechtsbeschwerde liegen nicht vor.